Entro il 31 dicembre 2003 le Pubbliche Amministrazioni, ai sensi dell’art. 50 del DPR 445/2000, dovevano realizzare sistemi di automazione per il protocollo informatico e per gestire i procedimenti amministrativi in modo totalmente informatico.

Ciò comporta da parte delle P.A. una serie di interventi di tipo regolamentare, organizzativo, procedurale e tecnico da pianificare considerando che il tempo a disposizione è limitato.

Il solo acquisto di un pacchetto informatico non permette di attuare il protocollo informatico in quanto, per l'avvio del nuovo sistema, è  necessario un intervento misto organizzativo e tecnico affrontando prioritariamente i problemi organizzativi e successivamente  quelli tecnici adottando il "Manuale di gestione" di cui all'art. 5 del DPCM del 31/10/2000.

In sintesi, la procedura da seguire (art. 3 del predetto DPCM) è la seguente:

• individuazione delle aree organizzative omogenee e dei relativi uffici di riferimento;

• nomina del responsabile del servizio di protocollo e di documentazione (il quale predisporrà lo schema del manuale di gestione);

• adozione del manuale di gestione;

• definizione dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per la eliminazione dei protocolli settoriali.

La nostra organizzazione accompagna da diversi anni gli Enti Locali nelle scelte strategiche organizzative, attraverso servizi di consulenza e percorsi formativi  specialistici indirizzati alla crescita professionale del personale dipendente dei comuni.

La complessità operativa della gestione elettronica dei documenti e l’imminente attivazione della gestione del protocollo informatico presso l’Ente ci ho portato a proporre i servizi di consulenza organizzativa e formazione per l’attuazione del “Servizio di protocollo informatico” alla luce delle nuove disposizioni contenute nel Testo Unico della Documentazione Amministrativa e nei regolamenti attuativi.

Fasi di lavoro:

• Formazione e sensibilizzazione del personale

• Analisi conoscitiva preliminare (Assessment e  chek-up)

• Definizione della struttura organizzativa, Stesura del Manuale di Gestione, Adempimenti operativi di attuazione

• Servizi di supporto ed assistenza applicativa periodica.